Inkasso - von der Forderung zum Geld Halten Sie gerade den Kredit- und Inkassoprozess in einem schriftlichen Regelwerk fest, das schützt vor unliebsamen Überaschungen.

Effiziente Handhabung der Forderungen sichert die Kontinuität im  Darlehens- und Vereinnahmungsprozess – und damit den sicheren  Fortbestand der Unternehmung. Grundvoraussetzung hierzu ist das  Erstellen und die Einführung eines Kredit- und  Vereinnahmungsregelwerks. Richtig gestaltet und gelebt, bildet diese  Richtlinie eine zentrale Liquiditätsstütze in jedem Unternehmen.  Nach all den Firmenausfällen, ja zu sagen,  Konzernzusammenbrüchen, wovon es diese  in den vergangenen 5 – 7 Jahren in nahezu  allen Branchen vermehrt gab und es wohl  auch in Zukunft geben wird, wurde bei den  nicht direkt betroffenen Lieferanten meistens  keine Lehre aus diesem ständig präsenten Risiko gezogen. Umfrageergebnisse einer führenden Wirtschaftsberatung brachten  hervor, dass nahezu die Hälfte aller befragten Unternehmen keine  formal geschriebene Richtlinie haben, die das Verwalten und  Vereinnahmen von Forderungen regelt, die andere Hälfte eine solche Richtlinie haben, diese aber nicht umsetzen, über die Hälfte keine  Zielvorgaben machen und bei den restlichen diese Ziele nicht verfolgt  oder umgesetzt werden. Dass die jeweils rund 50%, die so  leichtsinnig mit Ihrem Geld umgehen nicht schon bedeutendere  Schäden erlitten haben, kann wohl nur Glück als Grund haben. Strategie Eine gut durchdachte Strategie ist die Basis einer funktionierenden  Richtlinie für das Verwalten und die Vereinnahmung von  Forderungen. Sie sollte den Langzeitfokus ausdrücken und den Sinn- und Zweck der Debitorenabteilung / Stelle umschreiben. Die Strategie sollte ebenfalls die Philosophie verdeutlichen, unter der  die Debitorenabteilung Ihre Aufgabe zu erfüllen hat, indem ein  grundsätzlicher Verhaltenskodex für den Umgang mit Forderungen  definiert wird. Diese Philosophie steht selbstverständlich im Einklang  mit der grundsätzlichen Unternehmensphilosophie und sollte diese  auch deutlich zum Ausdruck bringen. Vorgaben Im Rahmen des Budgetprozesses sollten immer die Ziele für das  kommende Jahr durchdacht und erneuert werden. Diese Ziele sind im  Einklang mit der gegenwärtigen und erwartetenden generellen  Marktsituation sowie der Unternehmensstrategie. Bekannte Ziele sind  das Debitorenzahlungsziel (DSO), ein Effektivitätsindex,  Debitorenausstandsanalyse und Forderungsausfallanteil am Umsatz. Tipp: lesen Sie hierzu auch diesen Beitrag Analyse, Reporting  Um die Vorgaben  wirkungsvoll umzusetzen  und unter Umständen  anzupassen braucht es  Ziele, die diese Vorgaben erreichen sollen. Diese  Ziele müssen kontinuierlich bewertet und aufgezeigt werden. Um zu  sehen ob Ihr Unternehmen dem Branchenschnitt entspricht, können  Sie auf Daten von Research-Unternehmen, wie z.B. Dun & Bradstreet   zurückgreifen. Ziele und Auswertungen von IST-Ergebnissen im Verhältnis zu den  Zielen sollten mindestens einmal pro Quartal an ein übergeordnetes  Komitee gemeldet werden. Ein effektiver Weg diese Daten zu  präsentieren ist eine grafische Analyse. Dies könnte z.B. durch eine  Segmentierung des Forderungsportfolios nach Ausständen,  Geschäftsfeld oder geografischer Region sein, die dann mit den im  vorherigen Kapital genannten Vorgaben ausgewertet werden. Auf  diese Weise können die einzelnen Bereiche auf einfache und  überschaubare Weise miteinander verglichen werden, da das  Datenmaterial für sich in Zahlen ausgedrückt oftmals Abweichungen  nicht deutlich genug aufzeigen kann. Jede Auswertung sollte auch eine Bewertung zur Folge haben mit  entsprechenden Massnahmen. Verantwortlichkeiten Die oben erwähnte Richtlinie über das Forderungsmanagement muss  auch eine klare Prozessbeschreibung und Zuordnung der  Verantwortlichkeiten haben. Dies, um Doppelspurigkeiten zu  vermeiden und die Produktivität sowie Qualität zu steigern. Jeder  einzelne Arbeitsschritt muss beschrieben werden. Das gewährleistet  auch, dass bei einem Wechsel des Stelleninhabers der grösste Teil  des Know-Hows nicht verloren geht. Im Grossen und Ganzen sind  Forderungs- resp. Kreditabteilungen, je nach Grösse des  Unternehmens, mit einem Unternehmens-Credit Manager, einem  regionalen Credit Manager, einem Forderungspezialisten, einen  Credit-Analysten, einem Abklärer / Trouble-Shooter und einem  Sachbearbeiter ausgestattet. Der Kreditprozess Ein kritischer Pfad ist das Festlegen von individuellen Kreditlimiten,  die jeder einzelne Kunde haben sollte. Dieser Prozess muss bis in  das letzte Detail genau umschrieben sein. Passieren hier Fehler,  kann das gravierende Folgen für das gesamte Unternehmen haben.  Sehr gute Erfahrungen wurden mit einem Kreditlimitenprozess  gemacht, wie er auf unserer Seite Kreditrisiko beschrieben ist. Im Laufe der Zeit ändert sich die Bonität Ihrer Kunden. Eine  periodische Überprüfung ist somit notwendig, um allfällige  Änderungen, positiv wie negativ, entsprechend zu berücksichtigen.  Auch dies muss in der Richtlinie verankert werden. Ein höheres  Risiko muss zur Straffung des Forderungsportfolios führen,  ansonsten das Gesamtrisiko sich erhöht, ohne den  korrespondierenden fairen Ertrag. Als fairen Ertrag bezeichnen wir  denjenigen Betrag, der mit dem in der Risikostrategie definierten  Risikolevel erreicht werden kann. Der Einnahmenprozess Der älteste, resp. eingespielteste Teil des Forderungs-, d.h.  Kreditportfolios benötigt eine genau definierte Vorgehensweise, die  die Vorgaben und Ziele der Debitorenabteilung genau so erfüllt, wie  die neu hinzugekommenen Teile. Unmissverständliche definierte  Prozessabläufe von wichtigen Einnahmprozessen (z.B. ab wann wird  gemahnt, betrieben oder gepfändet, wie oft werden die Eingänge  kontrolliert etc.) sichern die Kontinuität und Zuverlässigkeit der  Debitorenabteilung und die Einhaltung der vorgebenen Ziele. Dieser  Abschnitt in der Richtlinie sollte Angaben über Kunden enthalten in  Form von „ab wann wird der Kunde kontaktiert, wie wird er  kontaktiert, ab wann wird eine Kreditsperre (sehr heikel)  ausgesprochen, wer ist verantwortlich um Verhandlungen mit dem  Kunden abzuhalten, ob und in welcher Höhe Forderungen weiter  verkauft werden und ab wann die Forderung abgeschrieben wird. Einflussnahme auf den Verkaufsprozess In die Kundenverträge sollte unbedingt die vorher bestimmten  Ergebnisse seiner Kreditwürdigkeit mit einfliessen. Das heisst, ein  Kreditlimit muss gesetzt werden, das mit dem Verkaufspersonal  abgestimmt werden muss. Ein wichtiger Punkt hierbei ist das  Zahlungsziel und entsprechende Konsequenzen, wenn dieses Ziel  nicht eingehalten wird, z.B. Mahnspesen, Sollzinsen bis hin zur  Sperrung des Kontos, was eine Vorauszahlung des Kunden zur Folge hat. Diese zuerst internen Verhandlungen bedingen gutes Teamwork,  aufeinander zugehen im Rahmen der verabschiedeten Strategien und nötigenfalls Einflussnahme durch die Geschäftsleitung. Schlussfolgerung Eine Kredit- und Forderungsrichtlinie bewirkt und fördert ein  strukturies Umfeld in Ihrem Unternehmen, das Einfluss auf Ihre wohl  für das unmittelbare Überleben wichtigste Vermögensteile, Ihre  Forderungen hat. Eine solche Richtlinie lebt und ändert sich im  Rahmen der Unternehmensstrategie. Sie ist das Werkzeug, mit dem  die Solvenz Ihres Unternehmens sicher gestellt wird und ist somit das  Regelwerk, das jederzeit genügend Liquidität zur Verfügung stellt.  Das heisst, es ist verantwortlich für die Luft, die geatmet wird,  während der Gewinn das Essen ist. Beides ist für ein gesundes  und nachhaltiges Leben unabdingbar, doch ohne Atemluft ist nach  rund 1 Minute kein Überleben mehr möglich, ohne Essen nach rund 2 Wochen. Nehmen Sie mit uns Kontakt auf, wir zeigen Ihnen gerne, was für Ihr Unternehmen möglich ist!

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